For nylig, Amerika mistet en af giganterne i sen aften tv, Johnny Carson. Han var en mester i sit håndværk, fordi han ville gennemføre sin show, hovedsagelig som en 90 minutters møde. Programmet ville være underholdende, indsigtsfuld, informativ og forlader dig til at ønske mere.

Mange gange vi er bange for at gå til møder fordi vi føler, baseret på tidligere erfaringer, at de vil være kedeligt, ikke relevante, manglende oplysninger, og vi kan ikke vente indtil mødet slutter.

Her er min otte teknikker, der anvendes af Johnny Carson for at gøre dine møder udestående for alle involverede:

1. gør din forskning

Johnny Carson ville investere tid før hvert show at finde information om hvad der var vigtigt at hans gæster og publikum medlemmer. Han ville finde ud af om sine gæster personligheder, deres interesser og bekymringer.

Hvorfor ikke gøre det samme? E-mail til deltagere med din agenda før mødet. Spørg dem for tilbagemelding eller spørgsmål de måtte have vedrørende mødet. Derved kan du løse nogen problemer før mødet og til at tænke gennem eventuelle problemer og kommer op med bedre svar for løsninger under mødet.

2. Planlæg møde

Master detaljer til dit møde. Sat en dagsorden med punkter skal dækkes og den periode, for hvilken de vil blive dækket.

3. opfordre kun de “Gæster”, kan bidrage

Da Johnny var færdig tale med én gæst, så var det tid til at bringe sin næste gæst og deltage i samtalen med gæsten. Når han færdig med at tale med sine gæster ville han undskylde dem, så de kunne forlade.

Invitere kun “Gæster” der er relevante for emnet ved hånden. Hvor mange gange har du spekuleret over, “Hvorfor er jeg her, dette møde ikke vedrører mig?” Også når din “gæst” har bidraget med til mødet og der er intet andet i det møde, der vedrører dem undskylde dem så de kan forlade.

4. hold på tid

Du vidste hver aften på Tonight Show med Johnny Carson ville begynde på det tildelte tid (medmindre der var en særlig begivenhed).

Starter du møde til tiden viser respekt for de deltagere, der gjorde en indsats for at dukke op til tiden, og lader de sent indfinde vide, at denne adfærd er uacceptabel.

Også udpege én person til at være tid keeper. De er ansvarlige for at holde dig på vej til at holde sig inden for fristerne for hvert emne er dækket i mødet. Resultatet er at du starter til tiden og ende på tid, mens varetagelse af dine Mødedagsorden.

5. slå tonen an

Johnny ville stå og hilse hver gæst har en engagerende smil og velkommen. Gør det samme med dine mødedeltagere. Læg dem på lethed for mere oplysende møder. Lad dem vide, at du virkelig værdsætter deres feedback og deltagelse.

6. engagere deltagerne

Johnny ville fortsætte talestrømmen med sine gæster ved at stille opfølgende spørgsmål eller opsummere, hvad de sagde.

Stille supplerende spørgsmål til at trække ud vigtige oplysninger med dine mødedeltagere. Sige følgende:

Fortæl mig mere om… Det er et interessant synspunkt, bedes du forklare yderligere… Hvis jeg forstår hvad du siger…

Hvis der er deltagere, der er stille, gør det sikkert for dem at give feedback eller forslag. Sige følgende:

“Mike, vi vil rigtig gerne høre dine idéer på… “Jane, du ser ud som du virkelig ønsker at tilføje noget vigtigt for diskussionen, så fortæl os.”

Når de gør deres kommentarer siger, “Tak for din værdifulde kommentarer. Jeg ser frem til at du bidrager mere indsigt i fremtiden.”

7. lav mødedeltagerne stjernerne

Johnny Carson havde en måde at lade sine gæster, uanset om de var berygtede eller berømte, være berømtheder på Tonight Show. Han tillod dem at fortælle deres vittigheder og vittig historier, samt komplimenteret dem, således at stjernerne var og i sidste ende showet var vellykket.

Du kan gøre det samme for dine medarbejdere i møder. Du kunne dominere mødet og udvikle alle ideerne selv. Du ville ikke udrette meget fordi mødedeltagerne ville har ingen fornemmelse af ejerskab og ville være langsom til at starte dine ideer. Eller du kan opfordre deltagerne til at bidrage med ideer for at overtage ejerskabet af ideerne og tage ansvar for at gennemføre deres idéer. Også, anerkende og belønne disse “løsning skaberne” foran gruppen.

Lad dem skinne!

8. Afslut møde den rigtige måde

Mens undskylde sin gæster, ønsker Johnny oprigtigt takke dem for at komme på showet og komplimentere Dem for deres bidrag. Gæsterne tilbage med en god følelse og altid ønsket at vende tilbage igen og igen.

Sørg for at du takke mødedeltagerne for deres tid og bidrag. Lad dem vide, hvordan de lavet en forskel i mødet. Hvis der var løsninger skabt i mødet, kommunikere, hvad er den klare fremgangsmåde til varetagelse af disse løsninger. Udtrykke din tillid til, at du ved, at disse løsninger vil blive opnået.

9. opfølgning, opfølgning, opfølgning

Johnny Carson ville tale om, hvor stor en vis var på grund af en gæst. Dette var en anden måde at gøre gæsterne på sin vis føler særlige.

Send en e-mail til alle relevante medarbejdere, uanset om de var i mødet eller ej, forklarer hvad var dækket af mødet, hvad der blev besluttet på i mødet, og hvad løbet af handling tager vi.

Igen, erkende også nøglepersoner i møde for deres bidrag.

Følg disse ni teknikker, der anvendes af master sent aften og dine møder vil være fremragende.

Ed Sykes © 2005 alle rettigheder forbeholdes

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *